Kom godt i gang med den første faktura
Denne guiden tar deg gjennom hvordan du kommer i gang med å opprette fakturaer
I Xena er det i prinsippet bare selskapets grunndata som må opprettes før du er klar til å skrive din første faktura. Her er noen gode råd til deg før du begynner.
Inndeling av salg i varegrupper
Tenk gjennom hvordan du vil gruppere salget ditt før du begynner å fakturere. Hvis du for eksempel selger arbeidstid og materialer, kan du opprette to forskjellige varegrupper for å se salget av hver type.
Du trenger ikke å være regnskapskyndig for å opprette varegrupper i Xena. Opprett varegruppene i menyen Oppsett > Vareoppsett, og velg fanen 'Varegrupper'. Hvilke finanskontonumre de skal ha, kan legges inn senere.
Når varegruppene er opprettet, kan du begynne å opprette varer. En vare i Xena representerer alt du selger, som f.eks. arbeidstimer, varer eller lisenser. Ved å bruke varenumre går faktureringen mye raskere.
Lag den første fakturaen
I Xena skjer alt salg via en ordre. En ordre kan gå gjennom flere trinn. Den starter typisk som et tilbud, godkjennes deretter som en ordrebekreftelse og kan til slutt skrives ut som en faktura når varen er levert.
Trinn 1: Opprett ordren og kunden
Gå til Salg > Ordrer > Opprett ordre. Velg om ordren er for salg eller kjøp, og systemet oppretter automatisk et ordrenummer.
Velg kunden i feltet 'Partner' ved å søke blant eksisterende kunder. Hvis kunden ikke finnes, kan du opprette den ved å trykke på plussikonet. I dialogen som åpnes, ser du forslagene vi fant basert på søket ditt. Hvis Xena ikke har forslag, kan du fylle inn kundens opplysninger manuelt.
Trinn 2: Legg til ordrelinjer
Legg til ordrelinjer i ordren ved å trykke på lenken '+Opprett ny linje'. Det anbefales å opprette varer på forhånd, da det gjør faktureringen enklere. Varer kan også opprettes direkte via ordren ved å trykke på plussikonet i feltet 'Varenr.'.
Trinn 3: Dan faktura
Når ordren har fått en kunde og ordrelinjer, kan den skrives ut eller sendes på e-post som faktura, tilbud, ordrebekreftelse, kreditnota med mer.
Trykk på ordremenyknappen øverst til høyre (de 3 prikkene) og velg ønsket utskrift.
Merk: Utskriften 'Proforma faktura' bokfører ingenting, men viser kun et kladd av fakturaen.
Trinn 4: Få regnskapet ditt verifisert
Før du kan sende fakturaer på e-post, må Xena-regnskapet ditt verifiseres. Det gjør du ved å sende en e-post til egbygsupport@eg.dk med regnskapsnavnet ditt og en forespørsel om verifisering og åpning for e-postutsendelse.
Nå er du klar til å opprette og sende din første faktura i Xena!
➡️ Neste guide: Bokføring og regnskap
- Oppdatert