Partner - kunder og leverandører

I Xena omtales alle relasjoner – kunder, leverandører, debitorer, kreditorer og ansatte – som partnere. Disse administreres samlet i partnerregistre.

Oprett partner

Du kan opprette en ny partner i følgende tilfeller:

• Via en salgs- eller kjøpsordre
• Under bilagsregistrering
• I menyen: Salg/Kjøp > Partner > Opprett partner
• Ved å klikke på +-ikonet øverst til høyre i toppmenyen

Når du oppretter en partner, kan du søke etter virksomheter i org-registret. Begynn å skrive – systemet viser relevante selskaper i høyre side av dialogboksen. Velg ønsket partner og gjennomgå opplysningene før du klikker på Opprett.

For leverandører kan du også legge inn betalingsopplysninger nederst i skjemaet. Dette må fylles ut hvis du vil bruke betalingsfunksjonen senere.

Saldo og Detaljer

Når partneren er opprettet, finner du denne via: Salg/Kjøp > Partner > Partneroversikt. Oversikten har tre faner – velg Liste for å se navn, adresse, med mer.

Klikk på partnerens kontonummer for å åpne partnerkortet og se/redigere alle detaljer.

Saldo

Vis partnerens nåværende saldo og eventuelle forfalte beløp. Gjennom kontekstmenyen (tre prikker) kan du:

• Registrere betalinger
• Utligne posteringer
• Skrive ut kontoutdrag

Detaljer

Denne seksjonen inneholder faner med partnerens:

• Posteringer
• Tilbud
• Ordrer
• Fakturaer
• Dokumenter
• Med mer

➡️ Les mer om posteringer, ordrer og saldi på partnere

Partner navn og adresse

Du kan når som helst redigere partnerens navn og adresse. Dersom du endrer for eksempel adressen og vil at endringen skal gjelde åpne ordrer, trykk på Tab etter endringen. Xena spør da om åpne ordrer skal oppdateres.

Du kan også legge til:

Hovedtelefonnr.:
Vises på ordre hvor partneren er kunde eller leverandør.

Merk:
Internt notat som vises på ordre med denne partneren.

Org. nummer:
Ved bilagsregistrering er det viktig at leverandører har korrekt Org.nummer. Dette sikrer entydig identifikasjon og riktig bokføring.

• Legg kun inn Org.nummer for partnere som skal brukes ved bilagsregistrering
• SlettOrg.nummer dersom partneren deaktiveres

GLN-nummer (EAN):
Hvis du ønsker å sende elektroniske fakturaer til kunden via et EAN-nummer, legger du inn EAN-nummeret her. Har kunden flere EAN-numre, registrerer du de øvrige under: Kontakt > EAN.
➡️ Les mer om elektroniske fakturaer

Partnertype:
Velg ønsket type avhengig av hvordan du vil vise pris per ordrelinje:

• Privatperson: Priser vises inkl. mva per linje
• Virksomhet: Priser vises ekskl. mva per linje

Mva-innstilling:
Kryss av hvis salg til denne partneren alltid skal bokføres uten mva

Søkeord

Søkeord gir ekstra filtreringsmuligheter i rapporter og lister.
➡️ Les mer om bruken av søkeord

Kontakt

Under Kontakt ser og redigerer du flere detaljer om partneren:

Telefon:
Legg til flere numre for enkel tilgjengelighet.

E-post:
Vedlikehold hoved-epost for partneren. Du kan også legge til ekstra e-postadresser, som foreslås ved e-postdialoger. For at e-post skal logges, må adressene legges inn her.

Logg:
Hver gang du sender e-post til en registrert adresse, opprettes det en logg.
➡️ Les mer om logger og e-poster på partneren

Leveringsadresse:
Legg til flere leveringsadresser for bruk i ordre. Hver adresse kan inneholde et internt notat, som vises i ordre-fanen Levering.

GLN:
Hvis du sender elektroniske fakturaer via EAN-nummer, kan du legge inn flere EAN-numre her og velge mellom dem i ordre.

Kundeoppsett

Velg Valuta, Betaling og Språk for kundens fakturaer.

Du kan også legge inn:

Faktura-epost:
Kundens primære e-post for fakturaer.

Prisgruppe:
Opprett prisgrupper med faste priser og rabatter som gjelder ordre med denne kunden.
➡️ Les mer om prismodulen i denne guiden

Rapportlayoutt:
Hvis du bruker tilpassede rapporter (f.eks. faktura eller tilbud), kan du velge et spesielt layout for denne kunden.
➡️ Les mer om tilpassede rapportoppsett

Leverandøroppsett

VelgValuta, Betaling og Språk for leverandørens fakturaer.

I tillegg kan du angi:

Faktura-epost:
Leverandørens hovedadresse. Foreslås ved utsendelse av bestillinger.

Standardkonto / standard mva:
Ved bilagsregistrering kan du lagre standard konto for leverandøren og redigere denne her. Merk: Du kan ikke endre kontoens standard mva-innstilling.

Rapportlayout:
Som med kunder kan du velge et tilpasset oppsett for denne leverandøren.

Standard godkjenner:
Hvis du bruker godkjenningsflyt for bilag, kan du overstyre godkjenneren her. Bilag til denne leverandøren sendes alltid til valgt bruker.

Standard forbrukstype:
Når du fører ordre-kostnader via bilagsregistrering, kan du angi en fast forbrukstype som alltid foreslås på fakturaer fra denne leverandøren.

Priser

Du kan opprette eller velge pris- og rabattavtaler knyttet til partneren. Disse brukes når fakturalinjer opprettes via kjøps-/salgsordre.
➡️ Les mer om prismodulen i denne guiden

Last ned partnere som CSV-fil

Under Salg/Kjøp > Partner > Partneroversikt kan du laste ned partnerlisten som en CSV-fil. Knappen for nedlasting finnes nederst i oversikten.

Merk: Filterne du velger i toppen avgjør hva som eksporteres.

---

---