Hopp til innhold

Hva kan vi hjelpe deg med?

Oversikt

Ordreansvarlig

Guide til håndtering av ordreansvarlig i Xena

I Xena administreres alle prosesser relatert til tilbud, salg, kjøp og leveringer via ordrer. Filtrering av ordrer etter ordreansvarlig optimerer arbeidsflytene og gir et klarere overblikk over individuelle oppgaver.

Ordreansvarlig spiller også en sentral rolle i godkjenning av kostnader i Kostnadsregistrering. Under godkjenningsreglene kan du aktivere eller deaktivere om kostnader skal godkjennes av ordreansvarlig, og du kan velge en bruker som alltid kan godkjenne — f.eks. som backup ved ferie eller annet fravær.

➡️ Oppsett av godkjenningsregler

 

Oppsett av brukere som ordreansvarlig

For at en bruker skal kunne tildeles rollen som ordreansvarlig eller sekundær ansvarlig, må vedkommende ha de nødvendige rettighetene i systemet.

Fremgangsmåte for oppsett:

  1. Naviger til Oppsett > Firma > Brukere

  2. Velg brukeren som skal kunne være ordreansvarlig/sekundær ansvarlig

  3. Gå til boksen Oppsett og åpne fanen Medarbeider

  4. Aktiver redigeringsmodus ved å klikke på blyantikonet øverst i høyre hjørne

  5. Merk av avkrysningsboksen Vis på ordre

Etter oppsettet vil brukeren være synlig i listen over mulige ordreansvarlige.

Oppsett av en bruker i Xena slik at denne kan settes som ordreansvarlig

 

Legg til feltet "Sekundær ansvarlig"

Har du behov for en sekundær ansvarlig på salgsordrer, kan du aktivere feltet via Oppsett > Finansoppsett > Godkjenningsregler > knappen Innstillinger.

Merk av feltet Legg til sekundær ansvarlig på salgsordrer for å aktivere funksjonen. En sekundær ansvarlig fungerer primært som førstegodkjenner av ordrekostnader på bilag som bokføres via bilagsregistreringen.

➡️ Oppsett av godkjenningsregler

Legg til sekundær ansvarlig under innstillinger for godkjenningsregler i Xena

 

Tildel og rediger ordreansvarlig

Når en ny ordre opprettes, settes brukeren som oppretter ordren automatisk som ordreansvarlig. Dette kan imidlertid endres manuelt etter behov. Du kan også velge en sekundær ansvarlig hvis dette feltet er aktivert (se ovenfor).

Fremgangsmåte for å endre ordreansvarlig:

  1. Velg menyen Salg > Ordre > Ordreoversikt

  2. Opprett en ny ordre eller åpne en eksisterende

  3. Velg fanen Ordrehode

  4. Aktiver redigeringsmodus ved å klikke på blyantikonet øverst i høyre hjørne

  5. Slett den eksisterende ordreansvarlige i feltet Ansvarlig

  6. Velg en ny ordreansvarlig fra listen

Velg både ordreansvarlig og sekundær ansvarlig på ordrer i Xena

 

Bruk av ordreansvarlig

Feltet Ordreansvarlig kan brukes som filter i flere oversikter og rapporter:

  • Ordreoversikt (Salg > Ordre > Ordreoversikt)

  • Statusoversikt (Salg > Statusoversikt)

  • Prosjektrapporter (Prosjekt > Utskrifter), der det kan brukes i de fleste rapporter

  • Bilagsregistrering, der den ordreansvarlige kan godkjenne kostnader før de bokføres

  • Kostnadsregistrering, der registreringer kan begrenses til godkjenning av den ansvarlige

Godkjenning i Kostnadsregistrering i Xena

Oppdatert