Ordrestatus

En effektiv arbeidsflyt er avgjørende for enhver virksomhet. Med Xenas ordrestatus får du et verktøy til å håndtere ordrer, sikre oversikt og opprettholde en smidig arbeidsflyt.

Hva er ordrestatus?

Ordrestatus-skjermbildet er en visuell oversikt over åpne ordrer, der de flyttes til høyre etter hvert som de skrider frem i arbeidsprosessen og forsvinner når de er avsluttet. Hver bruker har sin egen visning, så kolonnene kan variere mellom avdelinger. Hver kolonne representerer en oppgave eller status, f.eks. Skal pakkes eller På hold, noe som sikrer oversikt og fremdrift i prosessen.

Xenas ordrestyring er manuell, der ordrer flyttes ved å velge ny status eller dra dem til en annen kolonne. Med appen Quotify - Autostatus kan ordrestatus oppdateres automatisk basert på egne regler, noe som er spesielt nyttig ved integrasjon med en nettbutikk.

 

Opprett statustyper

Hvis regnskapet ditt ikke har opprettet statustyper, vil oversikten være tom. Trykk på Opprett standard for raskt å komme i gang med standardstatustypene som Xena foreslår.

Du kan enkelt tilpasse disse statustypene ved å endre farger, tekst eller opprette nye statustyper etter behov. Bruk menyen (de tre prikkene) ved siden av hver statustype for å slette eller redigere den, eller klikk direkte på statustypen for å åpne den for redigering.

For hver statustype velger du et navn og en farge. Du skriver også inn et indeks, som bestemmer hvilken rekkefølge statustypene vises i.

Du kan knytte en oppgavestatus til statustypen, slik at alle åpne oppgaver automatisk oppdateres til denne statusen når en ordre får den valgte statustypen.

For eksempel, når en ordre får status Fakturert, endres oppgavestatusen på de tilknyttede oppgavene automatisk til Fakturert. Du kan også opprette statustyper som Tilbud og Overslag, slik at du direkte i ordreoversikten kan se og filtrere på om det er sendt tilbud eller overslag på en ordre.

➡️ Les mer om oppgavestatus og mulighetene

 

Statusoversikten

Du finner statusoversikten her:

• Salg > Statusoversikt

• Kjøp > Statusoversikt

I statusoversikten kan du selv velge hvilke kolonner du vil se. Du kan også velge å se enten partnerens adresse eller leveringsadressen via nedtrekksmenyen på knappen Vis. Her kan du også gå til Ordreoppsett hvis du vil endre oppsettet av statustypene dine.

Hvis du bruker lagerstyring, vil en liten farget sirkel vise den samlede leveringsstatusen på ordren. Hold musen over sirkelen for å få en forklaring på fargene.

Du kan utvide ordrer for å se de underliggende oppgavene. I menyen (de tre prikkene) ved hver ordre finner du lenker til handlinger du kan utføre direkte fra statusoversikten.

 

Velg ordrestatus

Alle nye ordrer opprettes automatisk med den ordrestatusen som har lavest indeks (som standard Opprettet). Ordrer som fantes før aktivering av ordrestatus, vil ikke ha noen status tildelt. For å vise en ordre i statusoversikten må du velge en ordrestatus på ordren.

Du kan flytte en ordre fra én status til en annen ved å velge en ny status på ordren, eller ved å flytte ordren til en annen kolonne i statusoversikten, som beskrevet ovenfor.

 

Status i ordreoversikter

Ordrestatus vises i ordreoversiktene. Hold musen over den fargede sirkelen til høyre i listen for å se beskrivelsen av den gjeldende statustypen.

Øverst i ordreoversikten kan du velge et filter slik at du kun ser ordrer med de valgte ordrestatusene.

---

---