Vi har lyttet til deres tilbakemeldinger og laget ytterligere forbedringer i bilagsregistreringen. Knappene er flyttet slik at feil og advarsler alltid er synlige før bilaget bokføres, og du kan nå manuelt markere bilag som nye. I tillegg kan avdeling, bærer og formål nå kopieres fra salgsordrer til finanskonto-linjer, noe som sparer tid og sikrer korrekt registrering.
Endringer i bilagsregistrering
Plassering av knapper Knappene Bokfør, Godkjenn og Send til godkjenning er flyttet til bunnen av skjermbildet. Husk at du kan bruke hurtigtaster for å hoppe raskt til knappene:
Alt+B: hopper direkte til Bokfør/Godkjenn
Alt+R + Tab: markerer knappen Send til godkjenning, som aktiveres med Enter
Resultat-seksjonen alltid synlig Seksjonen Resultat vises nå alltid. Tidligere kunne den slås sammen, noe som kunne gjøre at feil og advarsler ikke ble oppdaget. Endringen henger sammen med flyttingen av knappene til bunnen, og begge deler er som nevnt laget på bakgrunn av innspill fra brukerne på inspirasjonsmøtene i vår.
Marker bilag som nytt Det er nå mulig å manuelt markere et bilag som nytt via menyvalget Marker som ny. Funksjonen er nyttig dersom du ønsker å følge opp et bilag senere eller gi det ekstra oppmerksomhet. Når et bilag markeres som nytt, plasseres det øverst i oversikten, telles med i indikatoren på Bilagsinnboks-ikonet i topplinjen og vises med fargeindikatoren i venstre side.
Forbedret visning av ordreomkostninger Tidligere ble den gule linjen med knappen Overfør alltid vist i seksjonen Ordreomkostninger, selv når linjene allerede var overført. Det tok unødvendig plass. Nå skjules linjen automatisk når linjene er overført, og vises først igjen dersom alle linjer slettes. Dermed blir visningen mer ryddig og fokusert på relevante data.
Kopiering av dimensjoner fra salgsordrer Hvis du angir avdeling, bærer og/eller formål på salgsordrene dine, kan disse verdiene nå kopieres fra ordreomkostningslinjer ned på finanskonto-linjer. Merk at hvis finanskontoen har en tvungen oppsett på et felt, kopieres verdien ikke – her er det alltid finanskontoens oppsett som gjelder. ➡️ Les mer i guiden vedr. Dimensjoner.
Generelle endringer i datofelter
Vi er i gang med å standardisere alle datofelter i Xena – f.eks. felter hvor det tidligere ga feil å la en fra- eller til-dato stå tom. Første runde av endringer er nå frigitt, og arbeidet fortsetter de kommende sprintene til alle felter er dekket.
Denne endringen har imidlertid medført en mindre uheldighet:
Velges en dato frem i tid i purringsoversikten, beregnes ikke antall dager og beløp.
Velger du dagens dato eller en dato tilbake i tid, beregnes alt korrekt.
Feilen vil bli rettet så raskt som mulig.
Øvrige endringer
Nye hjelpeguides er lagt til på partnertkortet i boksene Saldo og Detaljer.
Kostnadstype settes nå også automatisk på auto-genererte ordrelinjer i bilagsregistreringen.
Endringslogger vises nå i din lokale tid – med korrekt hensyn til sommer- og vintertid.
Visste du...
Vi får ofte gode spørsmål fra våre brukere – og her deler vi et tips som mange kan ha glede av.
Spørsmål: Hvordan sikrer jeg at min foretrukne kostnadstype alltid foreslås når jeg oppretter nye ordreomkostninger (f.eks. i bilagsregistrering)?
Svar: Når du oppretter nye linjer, foreslås kostnadstypen ut fra en prioritert rekkefølge:
2. Ordren Hvis leverandøren ikke har en kostnadstype, og du har appen Utvidet fakturering installert, hentes kostnadstypen fra ordren. Her foreslås automatisk den typen med lavest indeks. ➡️ Les om appen Utvidet fakturering her
3. Standardoppsettet Finnes det ingen kostnadstype verken på leverandør eller ordre, brukes standardoppsettet. Her foreslås alltid kostnadstypen med lavest indeks. 👉 Merk: Når ordreomkostninger overføres til fakturalinjer, sorteres de også etter kostnadstypens indeks. Endrer du sorteringen, påvirker det derfor også hvordan nye fakturaer dannes fremover. ➡️ Les om oppsett av kostnadstyper her
Hold deg oppdatert på nyheter i Xena
Ønsker du å motta informasjon om nye funksjoner, forbedringer og viktige oppdateringer i Xena? Meld deg på vårt oppdateringsbrev og få beskjed når det skjer relevante endringer i systemet.
Vi har samlet alle våre guider, blogginnlegg, tidligere versjonsnotater og øvrige nyheter på ett sted. Enten du søker hjelp til en spesifikk funksjon i EG Xena, eller bare vil holde deg oppdatert, finner du alt på vår nettside.
Det er viktig at du har opprettet de korrekte regnskapsperiodene i Xena.
Første regnskapsperiode opprettes automatisk
Når du oppretter et nytt regnskap i Xena, blir inneværende år automatisk opprettet som den første regnskapsperioden. Dette gjør det mulig for deg å begynne å bokføre og utstede fakturaer med en gang, uten ytterligere oppsett.
For å administrere regnskapsperioder, gå til menyen Oppsett > Finansoppsett > Regnskapsår.
I oversikten over regnskapsperioder vil du se en status for hver periode. Her er statusalternativene:
Rekalkulering kreves: Perioden krever rekalkulering av primoposter
Åpen: Regnskapsperioden er åpen og tillater nye poster
Lukket: Regnskapsperioden er lukket og sperret for nye poster
Låst pr.: Hvis en periode er låst på en bestemt dato, vil datoen vises i kolonnen
Hvis du ønsker å endre den første regnskapsperioden, kan du trykke på perioden i oversikten og foreta endringer i beskrivelsen samt start- og sluttdatoene.
OBS: datoene må rettes før du begynner å bokføre i regnskapet!
Låse eller sperre en periode
Når du har gjennomført momsoppgjør for en periode, kan du velge å låse datoen for momsoppgjøret. På samme måte kan du også sperre en regnskapsperiode helt, når et regnskapsår er avsluttet, og alt er avstemt.
Det er to måter å låse eller sperre en regnskapsperiode på:
Trykk på blyantikonet for å redigere perioden, og skriv inn en låst dato under 'Låst d.'
Hvis du vil sperre hele regnskapsåret, må du fjerne markeringen ved 'Åpen'. Du kan alltid åpne en regnskapsperiode igjen, hvis det er nødvendig
Rekalkuler åpningstall
I oversikten over regnskapsperioder kan du se i kolonnen 'Status' om det kreves rekalkulering av åpningstall.
Hvis det står 'rekalkulering kreves', anbefales det å rekalkulere åpningstall. Du kan gjøre dette ved å åpne perioden og velge 'Rekalkuler åpningstall' i menyen i boksen 'Åpningstall'.
