Fratræd eller genansæt en medarbejder

Følg denne vejledning, hvis du har en medarbejder, der enten er fratrådt din virksomhed eller skal genansættes

Når en medarbejder med adgang til Xena forlader din virksomhed, har du mulighed for at:

1. Beholde brugeren i regnskabet, men med status deaktiveret

2. Fjerne brugeren helt fra regnskabet. Du kan senere invitere brugeren igen

Begge metoder beskrives i denne guide. Nederst kan du også læse, hvordan du genansætter en bruger, afhængig af hvilken metode du anvendte ved fratrædelse.

 

Forberedelser

Hvis du fjerner eller deaktiverer en bruger i dit regnskab, kan det få konsekvenser for din adgang til data knyttet til denne bruger. Hvis brugeren f.eks. er ansvarlig for ordrer og/eller projekter, beholdes denne information, men du kan ikke længere vælge den slettede bruger i filtre med ansvarlige.

Inden du sletter/deaktiverer brugeren, bør du derfor gennemgå igangværende ordrer/projekter og ændre ansvarlig til en anden aktiv bruger.

Hvis brugeren har bilag i bilagsregistreringen, forhindrer dette sletning af brugeren. Sørg for, at brugeren har godkendt alle bilag, eller flyt dem til en anden ansvarlig/godkender.

 

Godkend åbne registreringer

Inden en medarbejder deaktiveres/slettes, skal du sikre dig, at alle brugerens registrerede ordreomkostninger er godkendt:

1. Åbn menuen Projekt/Salg > Omkostningsregistrering og vælg fanen Godkendelse

2. Ret datofilteret, så du er sikker på at se alle registreringer, der endnu ikke er godkendt

3. Vælg medarbejderen i filteret øverst

4. Kontrollér linjerne, markér dem og tryk på Godkend valgte

 

Sæt søgeord på brugeren

For at kunne filtrere medarbejderen fra i f.eks. projektrapporten Medarbejderomkostninger, kan du tilføje et søgeord til medarbejderen:

1. Vælg Opsætning > Virksomhed > Brugere, og vælg medarbejderen i oversigten

2. I boksen med brugerens navn, vælg fanen Søgeord

3. Tryk på rediger-ikonet og skriv søgeordet Fratrådt

4. Tryk på Tilføj

Næste gang du opretter en medarbejder, vises søgeordet Fratrådt automatisk i listen over allerede oprettede søgeord.

 

I projektrapporten Medarbejderomkostninger kan du nu filtrere de fratrådte medarbejdere fra.

 

Fratræd, metode 1: Deaktiver brugeren

Trin 1: Tilpas apps

1. Åbn menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Tryk på de tre prikker ud for brugeren og vælg Tilpas apps

3. Fjern markeringen ud for alle apps

4. Tryk på Rediger for at gemme

 

Trin 2: Skift rolle

1. Gå tilbage til menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Tryk på de tre prikker ud for brugeren og vælg Skift roller

3. Brugeren skal kun have rollen Medarbejder

4. Tryk på Skift for at gemme

Rollen Medarbejder er en gratis rolle og giver kun brugeren adgang til sin egen profil. Ingen data i dit regnskab kan tilgås med denne rolle.

 

Trin 3: Deaktiver brugeren

1. Vælg Opsætning > Virksomhed > Brugere og vælg medarbejderen i oversigten

2. Tryk på de tre prikker ud for brugeren og vælg Hop til Partner

3. I boksen Opsætning, vælg fanen Medarbejder

4. Tryk på rediger-ikonet øverst til højre for at se alle indstillinger

5. Indtast dato for fratrædelsen i feltet Ansættelsesudløb

6. Fjern flueben for adgang til modulerne som markeret herunder

Brugeren betragtes nu som deaktiveret i dit regnskab. For fremover at finde brugeren i brugeroversigten, skal du markere at du også ønsker at se de deaktiverede brugere.

 

Fratræd, metode 2: Slet brugeren

Du kan alternativt vælge helt at slette brugeren fra dit regnskab. Brugeren bevares dog stadig som partner i dit regnskab, så hvis du senere inviterer samme bruger igen med samme e-mailadresse, vil brugeren blive knyttet til den oprindelige partner.

1. Vælg Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Tryk på de tre prikker ud for brugeren og vælg Slet

3. Du ser nu en dialogboks, der informerer dig om, hvad der påvirkes ved sletning af brugeren

4. Hvis du accepterer dette, trykker du på Slet bruger

Bemærk: Brugeren fjernes kun fra det aktuelle regnskab. Brugerens profil slettes ikke. Så længe brugerens Xena-profil eksisterer, kan brugeren senere inviteres ind i dit regnskab igen med den samme e-mailadresse og vil blot blive genaktiveret på den tidligere partner.

 

Når brugeren er slettet, kan du stadig finde den tilhørende partner via Salg > Partner > Partneroversigt. Vælg type = Medarbejder og søg på brugerens navn.

 

1. Åbn partneren

2. I boksen Opsætning vælges fanen Medarbejder

3. Da den tilhørende bruger er slettet i regnskabet, har du ikke længere adgang til medarbejderoplysningerne

 

Genansæt, metode 1: Aktiver brugeren

Hvis du anvendte metode 1 da brugeren fratrådte, skal du ved genansættelsen fjerne fratrædelsesdatoen, ændre rolle og tilføje apps.

 

Trin 1: Genansæt brugeren

1. Gå til menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Marker feltet Vis deaktiverede for at se de fratrådte brugere

3. Åbn medarbejderen du vil genansætte

4. I boksen Opsætning, vælg fanen Medarbejder

5. Tryk på rediger-ikonet øverst til højre for at se alle indstillinger

6. Slet datoen i feltet Ansættelsesudløb

7. Vælg moduler brugeren skal have adgang til:

   • Finansbogføring: Skal brugeren kunne bogføre finansposteringer

   • Vis på ordre: Skal brugeren kunne oprette ordrer og/eller sættes som ansvarlig på ordrer

   • Vis i finans: Skal brugerens Xena-indbakke være aktiveret

Husk at gennemgå brugerens priser fra sidst vedkommende var ansat.

 

Trin 2: Tilpas roller og apps

1. Gå til menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere

2. Tryk på de tre prikker ud for brugeren og vælg Skift roller

3. Vælg ønsket rolle

4. Tryk på Skift for at gemme

5. Tryk igen på de tre prikker ud for brugeren og vælg Tilpas Apps

6. Vælg ønskede apps til brugeren

7. Tryk på Rediger for at gemme

 

Genansæt, metode 2: Inviter brugeren

Hvis du anvendte metode 2 da brugeren fratrådte, skal du ved genansættelsen blot invitere brugeren ind igen via den gamle e-mailadresse. Du inviterer brugeren på sædvanlig vis via menuen Opsætning > Virksomhed > Brugere, tryk på knappen Inviter bruger.

Når brugeren er inviteret ind i dit regnskab igen med den gamle e-mailadresse, bliver alle medarbejderoplysninger på brugerens partner fra før genaktiveret.

• Datoen i Oprettet er den gamle dato fra da brugeren første gang blev oprettet i regnskabet

• Dato i feltet Ansættelsesudløb bliver slettet

• Moduler vælges automatisk i forhold til den rolle, brugeren blev inviteret med

• Xena-indbakke e-mailadresse forbliver den samme som før

• Tidligere oprettede lønsatser på medarbejderen genaktiveres — husk at gennemgå satserne på ny

---

---