Dokumentstyring

Med Xena kan du lagre dokumentene dine trygt – og akkurat der du trenger dem.

Samlet og strukturert dokumentoversikt

I Xena finner du dokumentområder på en rekke steder: på partnere, ordre, bilag, varer, regnskapsperioder m.m. Det betyr at du kan lagre dokumentene dine nøyaktig der de hører hjemme. Alle dokumenter i Xena er beskyttet mot uautorisert tilgang, og det tas jevnlig sikkerhetskopier sammen med resten av dine data.

Dokumenter og mapper kan enkelt lastes ned – enten enkeltvis via menyen (de tre prikkene ved dokumentet) eller samlet som en zip-fil dersom du markerer flere samtidig.

Du kan også opprette dokumentmapper på ordre og prosjekter for å holde ulike dokumenttyper adskilt og oversiktlig organisert.

➡️ Les mer om dokumentmapper her

Relasjoner på dokumenter

Hvert dokument i Xena må ha minst én relasjon – for eksempel til en partner, en vare, et bilag eller en ordre.

For å se hvilke relasjoner et dokument har:

1. Klikk på dokumentet for å åpne detaljene.
2. Gå til fanen Relasjoner nederst på skjermen.

Hvis du for eksempel ønsker å bokføre et bilag på nytt, kan du enkelt sende dokumentet tilbake til innboksen din:

1. Velg fanen Dokumenter
2. Klikk på menyen ved dokumentet (de tre prikkene) og velg Legg til relasjon
3. I dialogvinduet velger du Medarbeider, og velger hvilken innboks bilaget skal flyttes til.

➡️ Les mer om ompostering av bilag

I eksempelet under vil det aktuelle dokumentet være synlig tre steder – i bilag 4, på ordrenummer 200145 og på partnernummer 10036.

Du kan:

• Slette relasjoner via menyen for den aktuelle relasjonen.
• Legge til nye relasjoner manuelt ved å klikke på Opprett relasjon

Versjonshistorikk

I Xena kan du lagre flere versjoner av et dokument og beholde oversikten over endringer. Den nyeste versjonen vises alltid som standard. Dette er spesielt nyttig for dokumenter som f.eks. regneark du løpende oppdaterer.

Slik arbeider du med versjoner av et dokument:

1. Last ned den nyeste versjonen og gjør nødvendige endringer.
2. Lagre dokumentet – gjerne med et nytt filnavn.
3. I Xena velger du Ny versjon i menyen ved dokumentet (de tre prikkene).
4. Last opp dokumentet du lagret i punkt 2.

For å se tidligere versjoner, velg Versjoner i menyen ved dokumentet. Du kan også legge til et notat for hver versjon ved å åpne dokumentdetaljene og velge fanen Versjoner.

Søk etter dokumenter

Dersom du ikke husker hvor et dokument er lagret, kan du bruke dokumentoversikten. Gå til Finans > Dokumentoversikt og søk:

• Etter dokumentnavn eller deler av navnet.
• I innholdet i PDF-filer

Eksempel: Søk på en adresse for å finne fakturaer hvor varer er levert til denne adressen.

Elektroniske bilag – si farvel til papirarbeid

Et bilag i Xena er også et dokument – og utgjør grunnlaget for bokføringen din.

• Ved bokføring via bilagsregistrering lagres dokumentet automatisk.
• Ved bokføring i kassekladden kan du manuelt legge til dokumenter på hver linje.

Når bilagene er koblet til dokumenter, trenger du kun å gi revisor tilgang til regnskapet ditt i Xena – for eksempel ved MVA-oppgjør eller årsavslutning. Alle bilag er digitalt lagret og tilgjengelige når og hvor som helst – både for deg og revisoren din.

➡️ Les mer om revisoradgang

---

---