Dimensioner
I Xena kan du oprette Afdelinger, Bærere og Formål for at give dine finansposteringer og ordrer en ekstra dimension.
Dimensioner gør det muligt at tilføje et ekstra lag af detaljer til dit regnskab, hvilket gør det nemmere at analysere og rapportere data efter specifikke kriterier.
Det primære formål med dimensioner er, at du kan filtrere forespørgsler og rapporter, så du kun ser posteringer eller ordrer tilknyttet en bestemt dimension. Dette er nyttigt, når du ønsker at analysere aktiviteter pr. afdeling, bærer eller formål.
Oprettelse og opsætning
Dimensionsværdier oprettes via menuen Opsætning > Finansopsætning > fanen Dimensioner. For hver dimension kan du oprette et ubegrænset antal værdier. Eksempler kan være:
- Afdeling: Jylland, Sjælland, Hovedkontor
- Bærer: Projekt A, Projekt B, Intern aktivitet
- Formål: Marketing, Produktudvikling, Konsulentydelser
⚠️ OBS: Hvis du sletter en dimensionsværdi, fjernes den automatisk fra alle bogførte posteringer og ordrer, og al opsætning relateret til værdien slettes.
Tip: I stedet for at slette en ubrugt værdi, kan du omdøbe den til fx Ubrugt – Jylland. På den måde bevares historikken, og det er tydeligt, at værdien ikke længere bruges aktivt..
Dimensioner på finanskonti
På finanskonti kan du vælge, om en dimension eller en bestemt dimensionsværdi skal være obligatorisk. Dette sikrer, at brugere ikke kan bogføre uden at vælge dimension, hvis det er krævet.
Sådan opsætter du dimensioner på konti:
- Gå til kontoplanen.
- Klik på menuen (3 prikker) ud for kontoen.
- Vælg Gå til finanskonto.
- Klik på rediger-ikonet for at åbne opsætningen af dimensioner.
Eksempel på opsætning som vist herunder:
- Afdeling: Obligatorisk, og kun Jylland kan vælges.
- Bærer: Obligatorisk, men brugeren kan frit vælge mellem tilgængelige bærere.
- Formål: Ikke obligatorisk, valgfrit for brugeren.
⚠️ Bemærk: Dimensioner kan ikke opsættes på varegrupper, dvs. konti under Nettoomsætning og Vareforbrug.
Bogføring med dimensioner
Når du bogfører via bilagsregistrering eller kassekladde, foreslår systemet automatisk den valgte dimensionsværdi fra finanskontoen.
- Hvis dimensionsværdien ikke er obligatorisk, kan brugeren vælge en anden værdi.
- Hvis dimensionsværdien er obligatorisk, kan den ikke ændres.
- Hvis en forkert obligatorisk værdi vælges, vises en advarsel nederst, og bilaget kan ikke bogføres.
Det er muligt at ændre en dimensionsværdi på et bilag, selv efter det er bogført. Dette giver fleksibilitet, hvis en postering fejlagtigt er blevet tildelt en forkert dimension.
➡️ Se her hvordan du ændrer dimension på en bogført postering
Dimensioner på ordrer
På ordrer og projekter kan du også vælge Afdeling, Bærer eller Formål. Dimensionerne kan anvendes til filtrering i forespørgsler, rapporter og overblik.
Den valgte afdeling, bærer eller formål på en ordre kan kopieres til finanskontolinjerne i bilagsregistreringen. I menuen for den linje du vil kopiere dimensionerne (de 3 prikker) vælger du punktet Brug dimensioner.
Forespørgsel og rapportering på dimensioner
For at se statistik på dimensioner, vælg menuen Opsætning > Finansopsætning > Dimensioner. Klik på en dimensionsværdi for at se detaljer og aktuelle regnskabstal fordelt på regnskabsår.
I finansrapporter og i finans overblikket kan du filtrere på dimensioner. Rapporten Balance er speciel, her kan du vælge at se en samlet balance for flere valgte værdier:
For de øvrige finansrapporter kan du kun filtrere på én dimensionsværdi ad gangen. Hvis du i filteret vælger Ingen, vises resultater for posteringer uden dimensionsværdi.
På ordre- og projektoversigter samt i projektrapporter kan du også filtrere på dimensioner. Her baseres filteret på den valgte dimensionsværdi på ordren/projektet, ikke på posteringerne.
- Opdateret