G06 Oprydning i databasen

G06 Oprydning i databasen

Kopi af database til arkiv

Hvis du ønsker at foretage oprydning i din database, skal du - inden du går i gang - tage en kopi af databasen. Denne kopi kan du bruge som opslagsværktøj, hvis du senere vil se nogle af de poster der slettes ved oprydningen.

Vælg Funktioner -> Generelle funktioiner -> Databasefunktioner -> Kopiering af database.

Firmanavnet kan evt. rettes til noget let genkendeligt. Husk at rette databasenavnet også.

Sletning af data

Sletning af inaktive debitorer og kreditorer

Funktionen ligger under: Funktioner -> Generelle funktioner -> Oprydning. Den sletter inaktive debitorer og kreditorer indenfor en given dato.

Bundtvis sletning af debitor ordrer/fakturaer:

Vælges under Funktioner -> Debitorfunktioner -> Bundtvis sletning af ordrer/fakturaer.
Her kan slettes bogførte fakturaer, samt ordrer der endnu ikke er fakturerede.

Bundtvis sletning af kreditorfakturaer:

Vælges under Funktioner -> Kreditor funktioner -> Bundtvis sletning af kreditorfakturaer.
Her kan slettes bogførte fakturaer, samt kreditorfakturaer der endnu ikke er bogført.

Bundtvis sletning af sager:

Vælges under Funktioner -> Sags funktioner -> Bundtvis sletning af sager.
Her kan slettes afsluttede sager. Du kan vælge samtidig at få slettet fakturaer bogført på de aktuelle sager

Bundtvis sletning af ubrugte sagsarter på lukkede sager:

Vælges under: Funktioner -> Sags funktioner -> Slet ubrugte sagsarter på lukkede sager.
Databasen skal efterfølgende komprimeres.

Komprimering af finansposter

Efter sletning af ordrer, fakturaer og sager kan finansposterne i samme periode komprimeres. Vær sikker på at alle årskørsler er foretaget og balancerne stemmer.

BEMÆRK: Når et regnskabsår er komprimeret, vises kun årets samlede saldi i kontospecifikationen. En komprimeret periode kan ikke fortrydes.

Inden komprimering skal månederne spærres og lukkes. Dette gøres under Finans -> Perioder.
Stå på første periode, der skal komprimeres – f.eks. 31-01-2011, klik på knappen "Ændring".
Svar Ja til at SPÆRRE perioden:

Gør det samme for alle perioderne frem til den dato der skal komprimeres til. Vær opmærksom på at systemet automatisk går videre til næse periode efter en spærring. En spærret periode vises med gul farve.

Når perioderne er spærret skal de lukkes. Vend tilbage til den 1. periode der skal komprimeres, klik på knappen "Ændring". Svar nu "Ja" til at LUKKE perioden:

Tryk OK til advarslen:

Gør det samme for alle perioderne frem til den dato der skal komprimeres til. Vær opmærksom på at systemet automatisk går videre til næse periode efter en lukning. En lukket periode vises med grøn farve.

Når hele året er lukket, kan det komprimeres. Bemærk at andre brugere skal lukke EG Visual før komprimeringen kan startes.

Marker åbningsdatoen for regnskabsåret - f.eks. 01-01-2011, klik på knappen "Komprimér", og svar JA for at komprimere finansposterne i det valgt regnskabsår.

Svar "OK" til nedenstående:

Og "OK" for at lukke billedet.

Efter komprimeringen skal du efterberegne saldi under Finans -> Efterberegn saldi.

Marker alle moduler og tryk på knappen "Efterberegn".

Gå evt. tilbage til punkt 3 og komprimér næste regnskabsår.

NB! Der er sat en blokering på komprimering af regnskabsår, så der kun kan komprimeres for perioder, der er minimum 5 år gamle.

Når alle ønskede regnskabsår er komprimeret, skal hele databasen komprimeres. Dette gøres under Funktioner -> Generelle funktioner -> Databasefunktioner -> Komprimér database.

Tryk "OK"

---

---