Gå til indhold

Hvad kan vi hjælpe med?

Oversigt

E-mailafsendelse fra egen SMTP-server

Brug din egen e-mailadresse som afsender i Xena

Ønsker du, at e-mails sendt fra Xena skal vises som afsendt fra din egen e-mailadresse (f.eks. info@ditfirma.dk), kan du opsætte dine egne SMTP-indstillinger. Vi har lavet en trin-for-trin vejledning, der guider dig igennem opsætningen.

⚠️ Vigtigt at vide, før du vælger egen SMTP:

Når du bruger din egen SMTP-løsning, overtager du selv ansvaret for, at dine e-mails bliver sendt og leveret korrekt. Du mister samtidig nogle vigtige funktioner og supportmuligheder, som følger med Xenas standardopsætning:

  • ❌ Vi kan ikke hjælpe dig med at finde e-mails, hvis de ikke bliver leveret.
  • ❌ Du kan ikke se leveringsstatus i logs på kunders stamkort.
  • ❌ Du får ingen besked i Xena, hvis en e-mail fejler.
  • ❌ Xena kan ikke hjælpe med fejlfinding eller gendannelse af e-mails.
  • ❌ Supporten kan ikke hjælpe med tekniske problemer i din SMTP-opsætning.

Kort sagt: Du risikerer, at e-mails ikke når frem – uden at du bliver informeret om det, og uden at Xena kan hjælpe dig med at finde fejlen.

➡️ Læs om status på afsendte mails med Xenas standardopsætning

Sådan ser en e-mail ud sendt via Xena

Selvom du bruger Xenas standardopsætning (uden egen SMTP), vil dine kunder stadig kunne se, at e-mailen kommer fra dit firma. Her er et eksempel på en e-mail sendt via Xenas standardopsætning, UDEN brug af egen SMTP.

  • Afsendernavn: Dit firmanavn (fx: Mariannes Byg og Bo)
  • Afsenderadresse: mail@xena.dk

Kunden kan svare direkte til dig, men det er Xena, der teknisk står som afsender.

Eksempel på en mail sendt fra Xena

Sådan opsætter du din egen SMTP

  1. Vælg Opsætning > Virksomhed > Virksomhedsprofil
  2. I boksen Virksomhed, klik på rediger-ikonet
  3. Du ser nu et link til at åbne SMTP-indstillingerne

Åbn dialog til at indtaste egne SMTP indstillinger i Xena

Indtast SMTP-oplysninger

I dialogboksen skal du først vælge Aktiveret. Herefter kan du indtaste følgende oplysninger, som du får fra din e-mailudbyder eller it-administrator:

  • Servernavn (din udgående mailserver)
  • Port og kryptering (SSL/TLS)
  • Brugernavn og adgangskode (login til mailserveren)
  • Fra e-mailadresse  (den der vises som afsender)
  • Administrator-e-mail (bruges til test og fejlbeskeder)

Bemærk: 'Fra e-mailadresse' og 'Administrator-e-mail' må gerne være den samme.

Test af SMTP indstillinger i Xena

Test dine SMTP-indstillinger

Når alle felter er udfyldt, klik på Test indstillinger.

  • ✔️ Hvis alt er korrekt, modtager administrator-e-mailen en testmail.
  • ❌ Hvis noget er forkert, får du en fejlmeddelelse efter ca. 30 sekunder. Ret oplysningerne og prøv igen

Sendt testmail for at kontrollere egne SMTP indstillinger i Xena

Hvis testen stadig fejler:

  1. Gem indstillingerne alligevel.
  2. Prøv at sende en e-mail fra Xena til dig selv (fx en saldoliste)
  3. Du vil modtage en e-mail med en fejlkode – den skal du sende til din e-mailudbyder eller it-support for at få hjælp

Husk: Deaktiver SMTP-indstillingerne midlertidigt, indtil problemet er løst, så du stadig kan sende e-mails fra Xena.

Vend tilbage til Xenas standardopsætning

Ønsker du at stoppe med at bruge egen SMTP, kan du nemt skifte tilbage:

  1. Gå til SMTP-dialogen
  2. Fjern markeringen i "Aktiveret"
  3. Klik på Gem indstillinger

Nu vil Xena igen sende dine e-mails via mail@xena.dk.

Deaktiver egne SMTP indstillinger i Xena

Særligt for Office 365 med MFA

Hvis du bruger Microsoft Office 365 og har aktiveret MFA (Multi-Factor Authentication), kan du prøve at tilføje følgende IP-adresser til din SPF-record:

  • 46.36.204.122
  • 46.36.211.101
  • 46.36.211.102
  • 46.36.211.103
  • 46.36.211.104
  • 46.36.211.105

Xenas support kan desværre ikke hjælpe med denne opsætning – kontakt din e-mailudbyder eller it-administrator.

Fejlsøgning

Hvis e-mails ikke når frem, selvom du bruger egen SMTP, kan du prøve følgende:

  1. Klik på Test indstillinger i SMTP-dialogen:
    • Hvis du modtager testmailen, er opsætningen korrekt.
    • Hvis ikke, dobbelttjek adgangskode, servernavn m.m.
  2. E-mail når ikke frem til modtager:
    • Tjek om e-mailen er havnet i spamfilteret
    • Kontakt din e-mailudbyder for at få hjælp
  3. Hvis du modtager en fejlbesked fra Xena:
    • Tjek om modtagerens e-mailadresse er korrekt.
    • Undgå at vedhæfte filer over 10 MB (brug evt. ZIP)
  4. Andre fejl?
    • Send fejlen til din e-mailudbyder - de kan hjælpe med at finde problemet

Vi kan guide dig til, hvor du skal indtaste oplysningerne – men vi kan ikke hjælpe med teknisk opsætning eller fejl i din mailserver. Dette håndteres af din e-mailudbyder eller it-support.

Opdateret